Een persconferentie bij een ramp of incident
Wat is een persconferentie?
Wanneer er sprake is van een incident, zoals een grote brand of een datalek, hoor je al snel: er komt een persconferentie. Het lijkt het ultieme symbool van crisiscommunicatie. Maar wat is een persconferentie nu eigenlijk precies, en waarom is het zo’n belangrijk instrument?
Meer dan alleen een vragenkwartiertje
Een persconferentie is niet simpelweg een moment waarop journalisten vragen mogen stellen aan de bestuurder. In de kern is het een instrument voor de inwoners en betrokkenen die thuis op antwoorden wachten.
In een crisissituatie waarin informatie ontbreekt, ontstaan angst en speculatie namelijk razendsnel. Door letterlijk achter de microfoon te gaan staan, claim je als organisatie de regie over de informatievoorziening. Je laat zien dat er iemand aan het roer staat, ook als de uiteindelijke koers door de omstandigheden nog onduidelijk is.
De voorbereiding: scenario’s in plaats van scripts
Hoewel een persconferentie soms kan lijken op een geregisseerd toneelstuk, gaat het niet om het opzeggen van een ingestudeerd tekstje. Het gaat om scenariodenken. Een goede voorbereiding draait om de vraag wie het woord voert:
- De persoon met de inhoudelijke expertise voor de harde feiten.
- De burgemeester of eindverantwoordelijke van de organisatie voor de empathie en de verbinding met betrokkenen en getroffenen.
De setting moet autoriteit uitstralen, maar zonder afstandelijk te worden. Dat betekent: heldere taal, geen jargon en vooral een menselijke benaderin
Wat vertel je wel (en wat juist niet)?
Een veelgemaakte fout is wachten met informeren tot alle feiten honderd procent vaststaan. In een crisis is die tijd er simpelweg niet. De gouden regel is: vertel zo snel mogelijk wat je op dit moment weet, erken eerlijk wat je nog niet weet, en leg uit wat je doet om die informatie boven tafel te krijgen.
Daarnaast is een persconferentie pas echt waardevol als er een handelingsperspectief wordt geboden. Mensen hebben behoefte aan instructies of een concreet tijdstip voor de volgende update. Je bent daar immers om de samenleving of de betrokkenen te dienen.
Zelf aan de slag met crisiscommunicatie?
Effectieve crisisbeheersing begint bij een goede voorbereiding, nog voordat er sprake is van een werkelijke crisis. Bij V&R helpen we organisaties om regie te voeren onder hoogspanning.
Zakboek downloaden of bestellen?
In de handige pocket is alles verzameld mét tips van ervaren professionals. Lees meer over de handige pocket, de gratis PDF downloaden of een fysiek exemplaar bestellen.
Training of workshop?
Met onze training of workshop leer je alles wat erbij komt kijken: van techniek en locatie tot rolverdeling en interactie met journalisten. Geen theorie, maar direct toepasbare kennis om professioneel voorbereid te zijn. Klaar om jouw crisiscommunicatie naar een hoger niveau te tillen? Neem nu vrijblijvend contact met ons op!
FAQ
Wat is een persconferentie?
Een persconferentie is een georganiseerd informatiemoment waarbij een organisatie nieuws deelt met de media om de samenleving te informeren. In tijden van crisis is het hét instrument om regie te voeren over de beeldvorming en direct handelingsperspectief te bieden aan betrokkenen en inwoners.
Wie spreekt er tijdens een persconferentie bij een incident?
Meestal is dit een combinatie van een bestuurlijk verantwoordelijke (zoals een burgemeester of eindverantwoordelijkel) voor de empathie en verbinding, en een inhoudelijk expert (zoals een Commandant van Dienst) voor de feitelijke details van de crisisbeheersing.
Wat is het verschil tussen een persconferentie en een persverklaring?
Een persverklaring is een eenzijdige mededeling vanuit een organisatie, terwijl een persconferentie ruimte biedt voor interactie. In een crisis kies je voor een conferentie wanneer er behoefte is aan duiding en wanneer de dialoog met de samenleving via de media essentieel is om onrust te voorkomen.
Wanneer is het beste moment om een persconferentie te beleggen?
Wacht niet tot alle details bekend zijn, want in een informatievacuüm ontstaat speculatie. Plan een persconferentie zodra je de eerste betrouwbare feiten hebt en direct handelingsperspectief kunt bieden aan de betrokkenen.
