Nieuws

De Calamiteitencoördinator (Caco) is een belangrijke schakel in de meldkamer. Soms heeft een meldkamer tijdelijk extra capaciteit nodig voor deze functie, om welke reden dan ook. Het inhuren van een Caco kan dan uitkomst brengen. Hoe je de juiste personen snel en eenvoudig vindt? Hierbij helpt V&R je graag.

De afgelopen periode hebben wij op verzoek van een meldkamer een pilot uitgevoerd. Met een selecte groep freelance werkende Caco’s uit ons netwerk hebben we openstaande diensten ingevuld. Het resultaat: een meldkamer met volwaardige bezetting én enthousiaste freelancers. We zijn blij dat we op deze manier de meldkamer kunnen ondersteunen.

Deze dienst is beschikbaar voor alle meldkamers in Nederland. Heeft jouw meldkamer uitdagingen met bezetting? Schakel dan de V&R Caco-pool in.

Dit is de V&R Caco-pool

• Selecte groep freelance Caco’s
• Door V&R gescreend op kennis, ervaring en scholing
• 24/7 inzetbaar
• Snelle uitvraag voor beschikbaarheid door V&R, via de CrisisConnect app
• Inzetbaar voor hard en zacht piket

Meer weten?
Ook interesse om de mensen achter de V&R Caco-pool in te zetten voor jouw meldkamer? Laat ons jouw uitdaging weten.

Freelance Caco: meld je aan voor de pool
Momenteel bestaat de V&R Caco-pool uit een mooie groep professionals. Meer toppers zijn altijd welkom om deze pool te versterken. Ben jij Calamiteitencoördinator en wil je ook als freelancer andere meldkamers helpen? Dan komen wij graag met jou in contact.

Wij gaan verder onder één naam

Je kent ons als partner op het gebied van veiligheid, crisisbeheersing, crisismanagement en crisiscommunicatie. Wij helpen jou voor, tijdens en na een crisis, ramp of incident. Tot nu toe deden we dit vanuit verschillende labels, zoals V&R, Veiligheidsunie, Veiligheidsprof en ConnectTools.
Met de groei van onze organisatie, is ook het aantal labels gegroeid. Dit kan makkelijker en overzichtelijker. Wij willen jou vanuit één herkenbare organisatie kunnen helpen in de volle breedte van het crisisdomein. Daarom voegen we deze labels samen onder één naam: V&R.

Dit is wat V&R doet

• Onderwijs
  Wij delen kennis en vaardigheden via maatwerk opleidingen, trainingen en oefeningen.

• Advies (voorheen Veiligheidsprof)
  Wij professionaliseren mensen en organisaties door detacheren, adviseren en evalueren.

• Tools (voorheen ConnectTools)
  Wij ontwikkelen praktische software-oplossingen, zoals CrisisConnect, E-Learning Suite (ELS) en TrainerOnlineMedia (TOM).

Wat niet verandert…

Onze manier van werken en onze mooie club mensen. Alleen gaan onze teams nog intensiever samenwerken. Dit betekent dat wij jou nog betere oplossingen kunnen bieden voor jouw vraagstukken.

Meer weten?

Neem gerust contact met ons op!

Iedereen kent wel iemand die getroffen is door cybercriminaliteit. Denk aan phishing, digitale oplichting en identiteitsfraude. Of een hack waarbij alle bestanden worden gedownload en de eigenaar geen toegang meer heeft tot de data, totdat er een fors bedrag voor betaald wordt. Cybercrime is een serieus verdienmodel geworden en daarom voor organisaties een bedreiging.

Bewustwording en gevolgbestrijding
Het is onze missie om te helpen bij het beperken van de impact van incidenten, ook als het om cybercrime gaat. Want een cyberincident is eigenlijk een ‘gewone’ ramp of crisis, alleen het verloop is grilliger. Het helpt niet om een brandweer of ambulance te sturen. Het helpt wel om aan de voorkant na te denken (bewustwording) en te oefenen (preparatie) voor het geval jouw organisatie getroffen wordt.

Overzicht handige links
Online wordt op veel plaatsen informatie gedeeld over cybercrime. Van bewustwording, preventie tot eerste hulp. We zetten hierbij handige links op een rijtje:

Websites

• Hackhelpdesk.nl – preventietips en eerste hulp na cyberincidenten voor ondernemers
  Op deze website staan voor heel veel situaties handige stappenplannen, voorbeelden en tips.

• Rivob.nl
  Het Regiobureau Integrale Veiligheid Oost-Brabant (RIVOB) ondersteunt de integrale samenwerking op het gebied van veiligheid tussen de 32 gemeenten in Oost-Brabant, de politie, het Openbaar Ministerie en een breed netwerk aan zorg- en veiligheidspartners. Deze website biedt een platform voor netwerkpartners om kennis te delen en de samenwerking verder te versterken.

• Veilig Online (Consuwijzer)
  ConsuWijzer geeft heel veel tips over hoe jij je veilig online kunt begeven. Lees bijvoorbeeld hoe je spam voorkomt en phishing herkent.

• Cybernetwerk Zuid-Hollandse Eilanden – kennis en tools voor kleine organisaties

Publicaties

• E-guide: Zo hack je een stad
  Als (belangrijk) onderdeel van haar beleid ter bevordering van digitale weerbaarheid, organiseert gemeente Den Haag sinds 2017 samen met cybersecuritybedrijf Cybersprint jaarlijks een hack-evenement: Hâck The Hague. In deze e-guide wordt op hoofdlijnen beschreven wat er nodig is om jouw organisatie voor te bereiden op het continu verbeteren van de digitale veiligheid en hoe je ethische hackers hierbij kunt betrekken.

• Platform voor Crisismanagement (NIPV) – Editie 6, Digitale weerbaarheid, juni 2022

• Factsheet ‘Cyberrisico’s en veiligheidsregio’s’ (NIPV) – Hoe beoordelen veiligheidsregio’s cyberrisico’s?, februari 2020

• Cybermagazine: Overheidsbrede Cyberoefening & Webinars (Rijksoverheid) – oktober 2021

• De Crisismanager:

  • Cyberaanvallen: een crisismanager moet inhoudelijk snappen waar het over gaat

  • CISO Den Haag: ‘Een cybercrisis is veel grilliger dan een ‘analoge’ crisis’ 

  • Lees hier meer artikelen rondom het thema cybersecurity

Podcasts

• ‘Ik weet je wachtwoord’ van Daniël Verlaan
  Daniël is techjournalist bij RTL Nieuws. In zijn podcast komen nieuwe verhalen aan bod, van hackers die je crypto stelen tot de Nederlander die Trump hackte.
• ‘Cyberhelden’ van Ronald Prins
  Ronald is oud-oprichter van Fox-IT en mede-oprichter van Hunt & Hackett. Hij ontvangt in deze podcast verschillende personen met ervaring binnen cybersecurity die de uitdagingen vanuit verschillende invalshoeken benaderen: kamerleden, politie, AIVD en oud-hackers.

De perspectiefbrenger
Een goede leider organiseert zijn eigen tegenspraak

De rol van tegenspreker is al zo oud als de weg naar Rome. In 1587 had paus Sixtus V het al over ‘advocatus diaboli’, oftewel de advocaat van de duivel. Bij V&R benaderen we deze rol vanuit positiviteit en noemen we die: de perspectiefbrenger.

Wat doet een perspectiefbrenger?

De perspectiefbrenger is een functie die wordt ingezet om kritische vragen te stellen in het crisisproces. “Waarom doen we de dingen die we doen? Waarop is dit gebaseerd en is dit de enige oplossing?”

Waarom een perspectiefbrenger?

We zetten deze rol in om:

• betere besluiten te maken
• meer draagvlak voor de besluiten te creëren
• te leren van fouten
• meer betrokkenheid, ideeën en creativiteit te bewerkstelligen

Tegenspraak als perspectiefbrenger werkt alleen als je dit wilt. Iemand die niet openstaat voor feedback, kun je niet dwingen. Toch zal goede tegenspraak de kwaliteit van besluiten beter maken. Daarnaast kan het de cultuur binnen een overleg en organisatie verbeteren én kan een onjuiste aanpak voorkomen worden.

V&R traint de perspectiefbrenger

Bij V&R trainen en faciliteren we de rol van perspectiefbrenger in alle colleges. Van Gemeentelijk BeleidsTeam tot CoPI en van werkoverleg tot driehoeksoverleg. De perspectiefbrenger kan niet alleen multi, maar ook in de mono-kolommen ingezet worden.

“Niet: je mag tegenspraak geven, maar: je moet tegenspraak geven.”

Kunnen wij je helpen?

Jouw tegenspraak bij rampen en crises organiseren of verbeteren? Of weten hoe je een perspectiefbrenger kunt worden? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Help, ik wil structuur in mijn overleg!

Crises en grote incidenten zijn van nature chaotisch. Er staat veel op het spel, er is tijdsdruk en er veel is onbekend. We voelen de druk om snel tot actie over te gaan en meteen te handelen. En daar ligt meteen de grootste valkuil. Ter plaatse zijn de hulpverleners al aan het handelen. Het bijeengekomen crisisteam moet vooral nadenken en afstemmen.

Dit is de zogenaamde ‘operationaliteitsvalkuil’. Afstemmen en besluitvorming kost tijd. Maar, deze tijd wordt makkelijk teruggewonnen als het proces efficiënt verloopt. De BOB-structuur kan jouw team helpen het afstemmen gestructureerd te laten verlopen.

Ik ga er in deze blog vanuit dat een crisisteam een voorzitter heeft, een informatiefunctionaris (Informatie Coördinator, Informatiemanager, HIN of een verslaglegger) en daarnaast nog een aantal leden.

1. Geef een duidelijk tijdstip van aanvang

Het proces begint eigenlijk al vóór de vergadering. Weten alle leden hoe laat de vergadering begint? Wanneer je tegen zes personen zegt “kom zo snel mogelijk”, komt iedereen op een ander tijdstip aan. Geef daarom aan alle leden een duidelijk tijdstip van aanvang door.
Gebruik de tussenliggende tijd om alvast zoveel mogelijk informatie in te winnen en ‘initiële acties’ (acties die snel moeten gebeuren en waarvoor geen afstemming nodig is) uit te zetten. Rapporteer de resultaten daarvan nog vóór de vergadering aan de informatiefunctionaris.

2. Start de vergadering: maak procesafspraken

Bij de start van de vergadering creëert de voorzitter eerst structuur, voordat wordt overgegaan op de inhoud. Deze fase kost tijd, maar is wel van belang. Mocht je hier onvoldoende tijd voor uittrekken, zal het proces niet goed verlopen en neemt het nog veel meer tijd in beslag.
Maak afspraken over het doel van de vergadering, de agenda, check of alle leden aanwezig zijn en maak afspraken over het gebruik van telefoons. Leden die tijdens de vergadering telefoons beantwoorden, verstoren het proces voor alle anderen. Dit is eigenlijk altijd een no-go.

Doe een ‘emo-check‘: verifieer of alle aanwezigen niet alleen fysiek, maar ook mentaal aanwezig zijn. Als leden persoonlijk betrokken zijn bij het incident, kan dit het functioneren van het hele team belemmeren. Vergeet niet dit af en toe te herhalen bij volgende vergaderingen. Mensen raken na verloop van tijd uitgeput en gaan fouten maken. Je wil graag op tijd een opvolger klaar hebben staan.

Spreek af een ’20 seconden-ronde’ te doen. Laat elk teamlid, als de informatiefunctionaris is uitgesproken, het beeld aanvullen in 20 seconden per persoon. Dit zorgt ervoor dat elk teamlid vanuit zijn eigen afdeling/kolom alvast nadenkt over een samenvatting van de feiten.

3. Inhoud bespreken met de BOB-structuur

Als de procesafspraken doorlopen zijn, ga je tot de inhoud over met de BOB-structuur (of het BOB-model). Dit bestaat uit drie stappen: Beeld, Oordeelsvorming en Besluiten. Met name de eerste twee stappen verlopen niet vanzelf en verdienen aandacht.

Beeld

“In deze fase ben je (uitsluitend) op zoek naar feitelijke informatie en ontbrekende feiten.”
Je begint met het verzamelen van het Beeld. In deze fase ben je (uitsluitend) op zoek naar feitelijke informatie en ontbrekende feiten. Je wilt nog geen problemen en bijbehorende oplossingen bespreken, want die komen later aan bod. De informatiefunctionaris krijgt de beurt om te presenteren wat er op dat moment al bekend is. Voor veiligheidsregio’s: als LCMS beschikbaar is, kan hier het beeld worden opgehaald.
Nu is het tijd voor jouw team om het beeld aan te vullen en de 20 seconden-ronde te doen. Beperk je (zeker bij volgende vergaderingen) tot datgene wat gewijzigd is en voor dit specifieke team relevant is. Zeker aan het begin van een crisis of incident zijn nog lang niet alle feiten duidelijk; er zijn nog veel vraagtekens. Maak er een goede gewoonte van deze ‘vraagtekens’ expliciet te maken. De informatiefunctionaris noteert deze. ‘Antwoorden krijgen op de vraagtekens’ worden automatisch actiepunten aan het einde van de vergadering. Als het beeld (voor zover mogelijk) compleet is, kan de voorzitter het team begeleiden naar de oordeelsvorming.

Oordeelsvorming

“Bepaal tegen welke problemen jullie oplopen. Kunnen jullie deze zelf oplossen of zijn daar anderen voor nodig?”
In de fase Oordeelsvorming gaat jouw team nadenken en afstemmen. Stel vragen als:

Tegen welke problemen lopen we op?
Op welke thema’s worden wij of de omgeving getroffen? (Maak hiervoor een impactanalyse)
Welke onderlinge afhankelijkheden zijn er?
Kunnen wij dit oplossen of hebben we daar externe expertise of een ander team voor nodig?
Wat zijn de randvoorwaarden?
Deel deze problemen op in thema’s. Sommige teams vinden het prettig om thematische besluitvorming toe te passen. Zij verbinden meteen een besluit aan elk besproken thema. Het is aan de voorzitter om eerst de belangrijkste thema’s te behandelen.

Besef dat er tijdsdruk is en dat je de hele crisis niet in één vergadering kunt oplossen. Stel dus prioriteiten. Dit betekent ook dat sommige zaken een lagere prioriteit krijgen en pas tijdens een later overleg behandeld worden. Moet het opgelost worden binnen 30 minuten? Dan krijgt het een hoge prio. Kan het issue langer dan 30 minuten wachten? Dan stellen we het uit.

Men is van nature geneigd om in actie te schieten. Hierdoor willen we nog wel eens kort werk maken van het ‘oordeel’. En gaan we op basis van een afgeraffeld beeld direct over tot de acties. Mijn advies: investeer juist tijd in de oordeelsvorming. Als je dat gedaan hebt, wordt de besluitvorming de makkelijkste stap.

Besluiten

“Je weet wat er aan de hand is en welke impact dit heeft. Nu ga je daar acties of verantwoordelijkheden aan verbinden.”
Inmiddels weet je wat er aan de hand is en welke impact dit heeft. Het is dan vaak heel makkelijk om daar acties aan te verbinden of één van de leden verantwoordelijk te maken voor een (deel)oplossing. Tijd voor de Besluiten: laat de verslaglegger een actie- en besluitenlijst maken, en deze aan het einde van de vergadering samenvatten. Koppel een actie altijd aan een actiehouder en aan een deadline. Een actie geldt voor één of meerdere teamleden, een besluit gaat het hele team aan. Alles wat een lagere prio heeft gaat op de ‘parkeerlijst’ en komt een volgende vergadering weer terug.

Tot slot… Het laatste wat het team moet doen is afspreken wanneer het volgende afstemmoment volgt. Vergader niet te vaak en neem de tijd voor het uitzetten van acties en ophalen van ontbrekende informatie. Ga daarna uit elkaar. De voorzitter en informatiefunctionaris blijven achter en zijn bereikbaar voor de anderen die resultaten willen rapporteren. De rest verlaat de ruimte en gaat aan het werk met zijn of haar opdrachten en taken.

Zorg dat je de resultaten van je acties aan de informatiefunctionaris rapporteert vóór de volgende vergadering. Veel succes!

Kunnen wij je helpen?

Wil je als team verder groeien in effectief vergaderen? Tijdens onze basistrainingen Crisisbeheersing, Crisismanagement en Crisiscommunicatie komt (onder druk) vergaderen uitgebreid aan bod. Daarnaast bieden wij ook trainingen specifiek voor functionarissen die de rol van voorzitter en informatiefunctionaris vervullen.
Advies krijgen over welke training voor jou of jouw team geschikt is? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.