Traject zorgcontinuiteit

Als veiligheidsregio of zorginstelling wil je ervoor zorgen dat organisatie(s) aangehaakt blijven op de thema’s crisisbeheersing en zorgcontinuïteit. Veel regio’s worstelen met het aanbod voor zorginstellingen. Iedere zorginstelling een jaarlijkse oefening aanbieden is een tijdrovende en financiële uitdaging. Daarom hebben wij een traject ontwikkeld met een lage investering en een hoog leerrendement.

Een bijkomend voordeel; je kan voor dit aanbod gebruik maken van de subsidies vanuit het Ministerie van VWS die aan het ROAZ zijn uitbesteed. Neem hiervoor contact op met de regionaal ROAZ coördinator van jouw regio. 


Opzet traject zorgcontinuïteit
Uitgangspunt voor het traject is het bij elkaar brengen van zorginstellingen en leren van elkaar. Ieder jaar hebben allezorginstellingen in de regio de mogelijkheid om aan drie verschillende activiteiten, in het kader van zorgcontinuïteit, deel te nemen, namelijk:

  • netwerkbijeenkomsten
  • verdiepingstrainingen
  • carousseloefeningen

Voor iedere bijeenkomst kunnen meerdere zorginstellingen uitgenodigd worden. 


Wil je meer weten? Anne-Lieke Wagenaar kan je hier alles over vertellen. Anne-Lieke is te bereiken via annelieke@v-r.nl of 06 405 275 03.


Dilemma's zorgcontinuïteit
Het is belangrijk dat zorginstellingen vooraf nadenken over dilemma's waar zij mee te maken kunnen krijgen. Om je op weg te helpen, hebben we negen dilemma's opgesteld en uitgewerkt. Bespreek dit eens met elkaar. 


Dilemma 1: wat zijn de zeven gevolgen waar je als (zorg)instelling bij een incident mee te maken kan krijgen?
Sluiting van (delen van) de locatie, groot aanbod van cliënten, verplaatsen van cliënten, tekort aan personeel, uitval nutsvoorzieningen, apparatuur en ICT middelen, logistieke stagnatie en uitbraak van infectieziekten.

De zeven gevolgen van een ramp zijn beschreven in de leidraad COBRA (Continuïteit bij rampen), opgesteld door de GHOR Groningen in samenwerking met de Hanzehogeschool Groningen. De leidraad is een hulpmiddel waarmee organisaties voor verpleging en verzorging zich kunnen voorbereiden op het continueren van zorg bij een calamiteit, ramp of crisis. De leidraad richt zich op alle zeven gevolgen van disbalans van zorg. 


Dilemma 2: op basis van welke criteria weeg je af wanneer je als crisisteam bij elkaar komt?
Op basis van impact, hulpvraag en/of hulpbehoefte. Maar ook het in gevaar komen van de zorgcontinuïteit en de vitale zorgprocessen. Denk hierbij aan de zeven gevolgen waar je als zorginstelling mee te maken kan krijgen (zie hierboven).


Dilemma 3: welke onderwerpen behandel je in het overleg van het crisisteam? 
Als je gebruik maakt van meerdere crisisteams, kan je de taken verdelen. Heb je één crisisteam? Dan is het belangrijk om de operationele en strategische zaken te scheiden. Operationeel is vooral in de eerste vergadering belangrijk om te bespreken. Je kunt vervolgens kiezen (wanneer de eerste druk eraf is) om een thematische vergadering te wijden aan strategische zaken. 

Operationele zaken: ontruiming, uitvoeren van vitale zorgprocessen, informatievoorziening richting het CoPI, cliënten en familie, regelen van medicijnen, organiseren van opvang en vervoer, doorsturen van elektronische cliëntendossiers etc.

Strategische zaken: besluiten over mate van zorgcontinuïteit, prioriteren van vitale zorgprocessen, bepalen van geschikte uitwijklocatie, bepalen van communicatiestrategie, scenariodenken, nazorg etc.


Dilemma 4: hoe onderhoud je contact met de hulpdiensten tijdens een incident? Welke informatie is belangrijk om met hen te delen?
De hulpdiensten vinden het belangrijk dat vanuit de zorginstelling een contactpersoon kan worden toegevoegd aan het operationeel overleg. Op die manier is geborgd dat specifieke informatie (over de locatie) kan worden gegeven en dat taken en acties worden uitgewisseld. Vaak wordt gedacht dat de hulpdiensten het komen ‘overnemen’, maar de hulpdiensten zijn juist geholpen als er wordt samengewerkt. Een manier om dit te borgen is om een contactpersoon aan te stellen. De beschrijving voor de werkzaamheden van de contactpersoon hebben wij vormgegeven in een handige checklist. Deze vind je hier. 


Dilemma 5: wat bespreek en regel je als (zorg)instelling in de laatste vergadering van het crisisteam, voordat je afschaalt?
De laatste vergadering met het crisisteam staat altijd in het teken van de nazorgfase. Hanteer voor deze vergadering een aparte agenda waarbij stil wordt gestaan welke thema’s moeten worden uitgevoerd nadat het incident is afgerond. Maar ook waar nog capaciteit en mogelijk financiën voor vrijgemaakt moeten worden. Denk aan een communicatie, herhuisvesting, psychische nazorg en evaluatie.

Klik hier voor een standaard vergaderagenda voor het laatste overleg. 


Dilemma 6: hoe vergader je kort en krachtig? Welke hulpmiddeln komen van pas en welke vergaderafspraken maak je?
Er zijn verschillende methodes om kort en krachtig te kunnen vergaderen. Zo is de BOB-methode een veelgebruikte vergadertechniek of de BOBOC. Ook het thematisch vergaderen is de laatste jaren erg populair. Wij adviseren een methode te kiezen die past bij jullie team en jullie manier van werken. Tijdens trainingen kan je oefenen met de verschillende methodes en vervolgens een keuze maken. Spreek altijd met elkaar af om een actie- en besluitenlijst bij te houden. Daarnaast is het belangrijk om procesafspraken te maken voordat je begint te vergaderen. Bijvoorbeeld de emo-check, mobieltjes uit en de tijdsduur van de vergadering.

Een goed beeld van de situatie draagt ook bij om effectief te kunnen vergaderen. De samenwerking tussen de voorzitter, de verslaglegger en degene die beschikt over het laatste beeld is daarbij cruciaal. Mocht je daar meer tips over deze samenwerking willen, lees dan deze blog


Dilemma 7: hoe krijg je de noodzaak van zorgcontinuïteit bij de medewerkers 'tussen de oren'?
We weten dat zorgcontinuïteit vaak een ‘achtergebleven kindje’ is. Er gebeurt te weinig om dit goed te kunnen borgen binnen zorginstellingen. Toch is het belangrijk om dit thema hoog op de agenda te zetten en te houden, zodat de kennis, kunde en vaardigheden niet wegzakken. Door regelmatig kort en praktisch aan de slag te gaan zorg je dat er met enthousiasme en een zo min mogelijke tijdsinvestering de medewerkers bezig zijn met zorgcontinuïteit. Dit kan al worden opgepakt tijdens teamoverleggen.

Zorg ervoor dat iedereen bij de zorginstelling een ‘trigger’ ontwikkelt op het gebied van zorgcontinuïteit. Een andere methode om dit te doen is om de realiteit zo dicht mogelijk naar je toe te trekken. Dit doen wij door actuele incidenten in het land te vertalen naar de eigen zorginstelling, zodat iedereen daar zelf mee aan de slag kan en beseft dat dit ook kan gebeuren in de zorginstelling.


Dilemma 8: hoe voorkom je dat je als zorginstelling niet iedere keer 'het wiel' opnieuw uitvindt?
Door met elkaar als (zorg)instelling samen te komen en kennis en ervaringen te delen. Elkaar bij te staan bij incidenten, door specialistische kennis uit te wisselen. Tijdens incidenten is het een groot voordeel dat je met gelijkgestemden kan spiegelen en zelfs good practices kan uitwisselen. Zowel tijdens de koude als de warme fase.


Dilemma 9: hoe borg je dat medewerkers de crisisplannen ook tijdens een incident gebruiken?
Door zoveel mogelijk te denken vanuit toolontwikkeling en minder vanuit planvorming. Uit de praktijk blijkt dat planvorming vaak niet wordt gebruikt, maar tools wel. Een (standaard) vergaderagenda, een checklist voor het eerste uur, een lijstje met mogelijke nazorg thema’s. Dat zijn tools waar men tijdens een incident iets mee kan.