terug naar het overzicht

Kennispunt

Communicatieadvies voor scholen
Nieuws

Communicatieadvies voor scholen

zondag 15 maart 2020 - V&R

- UPDATE 16 MAART -

 

Het kabinet heeft besloten om scholen en kinderdagverblijven tot en met 6 april te sluiten. Dit betekent dat het grootste deel van de leerlingen in het primair-, voortgezet- en middelbaar beroepsonderwijs tot dat moment geen les meer krijgt. Voor kinderen van ouders in cruciale beroepsgroepen (zoals zorg, onderwijs, politie, openbaar vervoer en brandweer) is er wel opvang in de school en op het kinderdagverblijf. Zo kunnen de ouders blijven werken. 

Handvatten voor communicatie
De nieuwe maatregelen kunnen vragen van ouders, leerlingen en docenten opleveren en een verschil in verwachtingen. Wat verwachten we van elkaar als er geen onderwijs gegeven wordt? Denk ook vooruit aan de periode waar de extra maatregelen zijn opgeheven. In dit artikel bieden we handvatten om de vervolgcommunicatie op te pakken.

  1. Houd altijd de landelijke maatregelen in de gaten en pas ze toe
    Geef personeel en leerlingen perspectieven hoe te handelen op school, op het schoolplein en bij stagebedrijven.

  2. Breng doelgroepen gedetailleerd in kaart
    Niet alle leerlingen hebben een gelijke informatiebehoefte of benodigd handelingsperspectief. Denk hierbij aan:

    • Docenten die lesgeven aan (grote) groepen leerlingen

    • Docenten met gezondheidsklachten

    • Overige personeel en staf

    • Leerlingen/kinderen die thuis zitten en geen les meer hebben

    • Leerlingen/kinderen van ouders in een cruciale beroepsgroep

    • Leerlingen in examenjaar of die toetsen hebben

    • Leerlingen die stage lopen bij een bedrijf

    • Leerlingen die stage lopen in de zorg

    • Leerlingen die gezondheidsklachten hebben

    • Ouders en verzorgers van de leerlingen

    • Ouders en verzorgers in een cruciale beroepsgroep van de leerlingen/kinderen

    • Ketenpartners zoals catering en leveranciers

  3. Bij de opvang van kinderen/leerlingen van ouders in een cruciaal beroep:

    • Landelijke hygiënerichtlijnen duidelijk communiceren via diverse kanalen, zorg ook voor posters met duidelijke informatie.

    • Docenten, staf en leerlingen met gezondheidsklachten verwijzen naar de landelijke adviezen om thuis te blijven en niet naar school te komen.

    • Samenkomst van groepen leerlingen voorkomen en communiceren van handelingsperspectieven om dit te voorkomen. Maatregelen treffen over hoe de samenkomst buiten school voorkomen kan worden. Denk aan ouders die op het schoolplein staan om kinderen op te halen. Of leerlingen die tegelijk de lokalen en school verlaten.

  4. Voor de overige leerlingen waar geen opvang voor is:

Voor de leerlingen:

    • Duidelijke communicatie naar de leerlingen over het sluiten van de school en het uitstellen van de lessen.

    • Verwijs naar het informatiepunt (zie punt 6)

    • Denk aan de bereikbaarheid: kun je iedereen bereiken? 

    • Communiceer over de verwachtingen voor leerlingen in de periode dat de school gesloten is. Is het vakantie of moeten leerlingen wel huiswerk en werkstukken maken? Hoe gaan leerlingen met stages of opdrachten buiten school om?

    • Is het mogelijk om lessen of opdrachten online te laten plaatsvinden? Zet daar ook andere communicatiemiddelen voor in, denk aan Instagram of een (besloten) Facebook-groep.

    • Wat betekent dit voor examens, proefwerken en tentamens? Geef hierbij procesinformatie. Als deze informatie nog niet bekend is, geef dan aan wat de school doet om de informatie te krijgen en wanneer deze bekend is.

Voor leerlingen die stage lopen:

    • Geef een specifiek handelingsperspectief voor leerlingen die stage lopen en vraag begrip voor mogelijk verschil met andere leerlingen (de ene groep mag thuis blijven en de andere groep moet aan het werk).

    • Geef ook een specifiek handelingsperspectief voor leerlingen die stage lopen in de zorg en sluit aan bij de richtlijnen van de GGD en RIVM.

Voor personeel (docenten en staf):

    • Zorg voor duidelijke communicatie naar personeel over het sluiten van de school en wat er van hen verwacht wordt. Moeten ze wel naar school komen (mits men niet ziek is)? Wat is hun communicatieboodschap richting leerlingen?

    • Hoe moeten docenten omgaan met geplande examens, toetsen en huiswerk?

Voor de ouders:

    • Sluit aan bij de communicatie naar de leerlingen en geef specifiek aan wat ouders kunnen doen als kinderen niet thuis opgevangen kunnen worden. Biedt de school dan opvang of niet?

Voor de ketenpartners: 

    • Denk aan het afbestellen of afzeggen van goederen, personeel en activiteiten. Geef procesinformatie over wanneer je weer verwacht gebruik te maken van goederen en diensten.

  1. Communicatie-opbouw
    Bouw je communicatie op met een mix van empathie, (proces)informatie en handelingsperspectieven. 

    • Sluit aan bij de informatiebehoefte van docenten, leerlingen en ouders en ook bij zorgen, vragen en emoties.

    • Vervolg met procesinformatie. Leg uit welk besluit er is genomen en waarom dit gedaan is. Geef ook aan wat nog niet bekend is, wat je gaat doen om dit wel te weten of wanneer je dit weet. Bijvoorbeeld over aanvullende maatregelen of het moment dat maatregelen worden opgeheven.

    • Geef handelingsperspectief en sluit daarbij zoveel mogelijk aan op de diverse doelgroepen. Zorg dat iedere doelgroep herkent in de communicatie, dit vermindert vragen. 

    • Sluit in de communicatiemiddelen aan bij de belevingswereld van de kinderen/leerlingen. Maak bijvoorbeeld een filmpje in plaats van tekst.

  2. Richt een informatiepunt op
    Het informatiepunt is bedoeld om vragen en antwoorden samen te brengen. Deel deze via de communicatiekanalen. Denk daarbij aan vragen van examenkandidaten, leerlingen met andere verplichtingen, stagiaires (gaan deze door?) en leerlingen die niet thuis opgevangen kunnen worden. Denk ook aan de bereikbaarheid van dit informatiepunt: wordt dit fysiek ingevuld, telefonisch, via Whatsapp of andere communicatiemiddelen van de school?

  3. Analyseer de effecten van de communicatie
    Crisiscommunicatie verloopt volgens het proces Analyse - Advies - Aanpak. Maak een uitgebreide omgevingsanalyse en breng de informatiebehoefte van de diverse doelgroepen in kaart. Kijk wat hun gedragingen zijn en wat de emoties en meningen zijn. Sluit je advies aan op deze beleving en pas ook de communicatiemiddelen daarbij aan.

  4. Stem af met partners

    • Als organisatie sta je niet alleen. De veiligheidsregio, gemeente en rijksoverheid zijn opgeschaald en kunnen je helpen of adviseren over de communicatie of (strategische) knelpunten en dilemma’s.

    • Sluit aan bij de landelijke richtlijnen en communicatie van RIVM / GGD.

    • Stem ook af met andere scholen of kinderdagverblijven en streef naar eenduidige communicatie. Dit zorgt ervoor dat de boodschap beter blijft hangen.

  5. Doe het niet alleen
    Vraag advies bij deskundigen of bel met een adviseur van V&R via 076-7996076 of 0612286887.  

 

terug naar het overzicht

Reageren

terug naar het overzicht