terug naar het overzicht

Anne-Lieke Wagenaar

Anne-Lieke Wagenaar

annelieke@v-r.nl
06-40527503

Kennispunt

7 vragen die je jouw organisatie moet stellen voordat je aan de slag gaat met crisismanagement
Nieuws

7 vragen die je jouw organisatie moet stellen voordat je aan de slag gaat met crisismanagement

vrijdag 6 oktober 2017 - Anne-Lieke Wagenaar

De lekkage en brand bij de Shell in Rotterdam, een dodelijk ongeluk met de kermisattractie in Ohio en het kraanincident in de gemeente Alphen aan den Rijn. Drie incidenten waar, naast de overheid, ook organisaties betrokken zijn. De media haalt steeds vaker verhaal bij de getroffen organisaties. Hoe heeft dit kunnen gebeuren? Wat is er aan de veiligheid gedaan? En wat gaat de organisatie nu doen?

Het is belangrijk dat je als organisatie voorbereid bent op onverwachte situaties waarbij de (bedrijfs)continuïteit in gevaar komt. Hierdoor zorg je dat imagoschade zo veel mogelijk beperkt wordt, maar ook dat je als organisatie zo snel mogelijk weer de reguliere werkzaamheden op kunt pakken.

Om jouw organisatie voor te bereiden is het van belang dat je eerst nagaat wat je als organisatie al wel of niet geregeld hebt en wat het ambitieniveau voor de organisatie is. Onderstaande checks/stappen kunnen jou hierbij helpen.


Vraag 1. Wat wil je naar buiten uitstralen?
Hoe wil je gezien worden? Wat wil je als organisatie doen voor jouw medewerkers, klanten, stakeholders en de maatschappij? Wil je dat veiligheid een van de onderscheidende kenmerken (USP’s) van de organisatie is? Of is het organiseren van veiligheid binnen de organisatie een verplichting richting de medewerkers en bezoekers? Dit bepaald dan ook het ambitieniveau van de crisisorganisatie.


Vraag 2. Is er in het verleden al iets gedaan aan crisismanagement?
Het is belangrijk te weten wat er in het verleden al gedaan is aan crisismanagement. Is bijvoorbeeld planvorming beschikbaar? Is er een crisisteam samengesteld? En zijn de medewerkers in het verleden getraind of geoefend? Zorg dat je eerst een goede basis neerzet voor de crisisorganisatie. Dit doe je door middel van een praktisch plan, waar afspraken in beschreven zijn. Mocht dit al aanwezig zijn, dan is het goed om eerst uit te zoeken of dit nog actueel is.


Vraag 3. Welke functies moeten er in het crisisteam zitten?
Zorg dat je vooraf nadenkt welke functies je minimaal in het crisisteam wil hebben en koppel daar ook medewerkers aan. Wijs voor iedere functie ook minimaal één plaatsvervanger aan. We adviseren de volgende minimale kernbezetting:

  • Voorzitter crisisteam

  • Verslaglegger

  • Crisiscoördinator of contactpersoon operationele diensten (Liaison CoPI)

  • Communicatieadviseur


Dit kernteam kan vervolgens aangevuld worden met experts binnen de organisatie die kennis hebben van verschillende bedrijfsprocessen, denk aan P&O of facilitair.


Vraag 4. Zijn er meerdere teams nodig?
Kijk goed naar de organisatie. Hebben jullie meerdere locaties (binnen- en/of buitenland)? Wordt er vanuit een hoofdkantoor gewerkt? Wanneer op een locatie een incident zich voordoet, wordt het hoofdkantoor vaak direct betrokken. Kijk dus goed naar de grootte van de organisatie en beslis of het nodig is om meerdere teams in de crisisorganisatie samen te stellen. Denk aan een lokaal en centraal crisisteam of een tactisch en een strategisch team. Zorg dat goed duidelijk is, zowel in de planvorming als bij de medewerkers, waar beide teams voor verantwoordelijk zijn en wat de samenstelling binnen het team is.


Vraag 5. Hoe verloopt de samenwerking met BHV?
Als bedrijf ben je verplicht maatregelen te nemen rondom bedrijfshulpverlening. Zorg dat de bedrijfshulpverlening aansluit bij de crisismanagementorganisatie. Dit doe je door een schakel te maken tussen het hoofd BHV of ploegleider en het crisisteam, vaak is dit de crisiscoördinator. Het hoofd BHV of ploegleider moet betrokken worden bij wat van hem of haar verwacht wordt richting het crisisteam.


Vraag 6. Wat is er al aan crisiscommunicatie gedaan?
Vaak wordt crisiscommunicatie binnen crisismanagement nog weleens vergeten. Zeker voor het beperken van de imagoschade is het belangrijk dat je zo snel mogelijk met (proces)informatie naar buiten komt. Laat je als bedrijf zien en zorg dat je open en eerlijk bent. Binnen crisiscommunicatie is het belangrijk dat de volgende functies ingevuld worden:

  • Omgevingsanalyse
    
Het monitoren van de buitenwereld om te zien wat de perceptie is. Zijn betrokkenen bang, boos of verdrietig?

  • Advies
    
De communicatieadviseur maakt gebruik van de omgevingsanalyse om het team te informeren wat ze wel en niet moeten ondernemen op basis van de perceptie van de buitenwereld

  • Woordvoering

    Het is mogelijk dat de pers voor de deur van jullie kantoor komt staan of blijft bellen naar de receptie om een statement te vragen. Zorg dat iemand van de organisatie getraind is om de pers te woord te staan. Dit kan de communicatieadviseur of een bestuurder zijn. 

  • Webredactie
    
Om telefonische vragen zo veel mogelijk af te nemen, is het belangrijk om op de eigen website en social media informatie te plaatsen. Als webredactie ben je verantwoordelijk voor het opstellen van nieuwsberichten, Q&A’s en het plaatsen van berichten op de social media kanalen. 



Vraag 7. Wat wil je de komende jaren investeren?
Het is goed om voor jezelf en voor de hele organisatie een tijdspad uit te stippelen. Welk ambitieniveau willen we uiteindelijk met elkaar halen en op welke termijn? Wat voor investering/budget maken we hiervoor vrij? Hieronder staat een voorbeeld van een tijdspad voor activiteiten:

  • Stap 1: maart 2018

    opstellen of actualiseren planvorming

  • Stap 2: mei 2018

    bewustwording crisismanagement bij medewerkers aan de hand van eerste kennismakingstraining

  • Stap 3: oktober 2018

    tabletopoefening 

  • Stap 4: februari 2019

    oefening met BHV organisatie

  • Etc.


Door de activiteiten uit te zetten over meerdere jaren is de opleidingsintensiteit voor de medewerkers beperkt. Daarnaast werk je als team toe naar een bepaald vakbekwaamheidsniveau, je gaat steeds een stapje verder in de trainingen.

Dit zijn 7 vragen die je aan jouw organisatie kan stellen voordat je aan de slag gaat met crisismanagement. Lukt het niet om zelf de antwoorden op deze vragen te geven? Ik kom in ruil voor een goede kop thee graag eens langs om samen met jullie te brainstormen.

Anne-Lieke Wagenaar
annelieke@v-r.nl
06 405 27 503

terug naar het overzicht

Reacties


J.H.C. van de Poll20-11-2018

Het Horizon College (www.horizoncollege.nl ) heeft het voornemen meer aandacht te besteden aan crisismanagement. Daarvoor wil ze aan twee organisaties een voorstel / offerte vragen: Het Horizon College vraagt om een nulmeting te doen met betrekking tot het beleid, de organisatie en processen op het gebied van crisismanagement, waardoor inzicht wordt verkregen in de huidige stand van zaken: waar staat Horizon College in het kader van volwassenheid, waar wil ze naartoe groeien en wat is daarvoor nodig? Opdrachtgever is mevrouw A.C. van der Veen, directeur facilitair bedrijf en portefeuillehouder Veiligheid. In afwachting van uw reactie, m.v.g. John van de Poll stafmedewerker FB.


Reageren

terug naar het overzicht