terug naar het overzicht

Anne-Lieke Wagenaar

Anne-Lieke Wagenaar

annelieke@v-r.nl
06-40527503

Kennispunt

Test: is jouw organisatie 'crisis-proof'?
Nieuws

Test: is jouw organisatie 'crisis-proof'?

vrijdag 11 augustus 2017 - Anne-Lieke Wagenaar

Als organisatie kan je te maken krijgen met een crisis. Denk aan een grote brand, een langdurige stroomuitval of een cyberaanval. De bedrijfscontinuïteit kan hierdoor in gevaar komen, en er moet zo snel mogelijk gehandeld worden om de gevolgen te voorkomen, beperken en te bestrijden.

Hebben jullie als organisatie alles op orde om direct te kunnen handelen bij een incident? Volg deze flowchart en kijk in welke stap jullie organisatie zich bevindt. De stappen zijn in volgorde weergegeven. Dit betekent dat je pas kunt trainen als de organisatie zich bewust is van crisismanagement en je pas gaat oefenen als iedereen getraind is. 


Volg de flowchart om te kijken in welke stap jullie organisatie zich bevindt. 

Hieronder vind je meer uitleg over de verschillende stappen.


Stap 1: opstellen/vernieuwen planvorming
Wat: Planvorming is belangrijk. Tijdens een crisis kan je op de planvorming terugvallen: wat hebben we afgesproken en hoe gaan we dit aanpakken? Planvorming kan verouderd of nog niet aanwezig zijn. Wij helpen je graag bij het (door)ontwikkelen.

Hoe: We organiseren een werksessie met medewerkers van jouw organisatie. Op een interactieve manier halen we ideeën en wensen op. Daarna verwerken wij de opbrengst in de bestaande planvorming of schrijven wij een nieuw plan voor jouw organisatie.

Waarom: Planvorming is noodzakelijk zodat alle betrokkenen weten wat ze moeten doen, waarom ze het doen en op welke manier ze dit het beste kunnen aanpakken. Ook voor de verantwoording achteraf is het goed om alles goed te hebben beschreven en vast te leggen.


Stap 2: ontwikkelen tools
Wat: Tools kunnen bijdragen aan een goede aanpak bij een crisis. Denk bijvoorbeeld aan een standaard vergaderagenda, taakkaarten, een checklist of een alarmeringsschema.

Hoe: Omdat wij voor veel verschillende organisaties werkzaam zijn, beschikken we over veel 'good practices' en kennis. Op basis van jullie wensen gaan we aan de slag om praktische tools te ontwikkelen die passen bij jouw organisatie.

Waarom: Tools zijn praktisch toepasbaar en zeer snel inzetbaar om jouw team tijdens een crisis te ondersteunen.


Stap 3: CrisisConnect App
Wat: De planvorming en tools moeten op elk tijdstip en op iedere plek beschikbaar zijn. Ook voor de gegevens van contactpersonen is het handig dit direct op te kunnen zoeken.

Hoe: Wij gaan samen aan de slag om een structuur te maken in de CrisisConnect app: hoe vind je zo snel mogelijk de beschikbare informatie? Wat wil je in de app zetten en wat is een logische opbouw? Vervolgens gaan we alle planvorming, tools, contactgegevens en checklisten in de app te zetten.

Waarom: Tijdens crises is het noodzakelijk om snel bij ondersteunende middelen te kunnen. De CrisisConnect app voorziet in die behoefte.


Stap 4: bewustwording crisismanagement
Wat: De planvorming staat, maar weten alle functionarissen dat ze een rol hebben tijdens een crisis? En weten ze wat ze moeten doen? Het is belangrijk dat de crisisorganisatie goed tussen de oren zit en dat vragen gesteld kunnen worden voordat je gaat trainen met teams.

Hoe: Tijdens een interactieve werksessie leggen we de basis uit van de crisisorganisatie. Hoe word je gealarmeerd en wanneer wordt opgeschaald? Welke incidenten worden op de werkvloer afgehandeld en wanneer is het crisisteam aan zet? Ook leggen we in grote lijnen uit wat het crisisteam moet doen en leggen we uit hoe het team is opgebouwd. Tijdens de werksessie wordt theorie afgewisseld met werkvormen en cases zodat de stof goed blijft hangen. Op basis van deze sessie kan de planvorming nog verder worden aangepast, als blijkt dat het niet duidelijk genoeg is.

Waarom: Bewustwording is belangrijk, daarom is deze introductie op crisismanagement zo belangrijk. Functionarissen krijgen tijdens deze werksessie door waarom het belangrijk is om goed voorbereid te zijn.


Stap 5: trainen van de crisisorganisatie
Wat: Als we weten waarom we een crisisorganisatie hebben is het belangrijk om specifieke kennis op te doen. De trainingen zijn erop gericht om functionarissen zich gemakkelijk te voelen in de rol die zij hebben tijdens een crisis. We luisteren naar wat ze nodig hebben en gaan hier tijdens de training verder op in.

Hoe: Het crisismanagementteam en het team crisiscommunicatie krijgen training waarin ze gaan verdiepen op een aantal thema’s. Denk aan de vergadermethode, het belang van een omgevingsbeeld, scenario denken en contacten onderhouden. De crisiscoördinator of de liaison CoPI volgt een aparte training om kennis op te doen over zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Waarom: Iedereen wil goed voorbereid zijn op de rol die ze vervullen tijdens een crisis. Door te trainen en aan de slag te gaan met cases leer je op een laagdrempelige manier om te gaan met incidenten.


Stap 6: oefenen van de crisisorganisatie
Wat: En dan de finale! Kunnen we de kennis die we hebben opgedaan in de praktijk brengen? Alle tips, tricks en tools die aangereikt zijn, komen tijdens een oefening aan bod. Vanuit een coachende rol begeleiden we de oefening en geven we adviezen mee om het team nog sterker in de schoenen te laten staan.

Hoe: De oefening wordt opgebouwd uit drie rondes. De eerste ronde staat de voorbereiding voor de eerste vergadering centraal: wat kan ik nu al regelen, wat moet ik nog weten en wat ga ik straks in de vergadering inbrengen? Tijdens de tweede ronde gaat het team vergaderen: worden dwarsverbanden opgemerkt, worden dilemma’s besproken en wordt geprioriteerd? Tijdens de derde ronde kan de nazorgfase centraal staan, of het maken van een tijdslijn.

Waarom: Oefenen is wenselijk om het team vertrouwen te geven. Ook kan je de planvorming, processen en tools meteen toepassen: werkt het wat we hebben gedaan in de voorbereiding?


Meer informatie? Neem dan contact met mij op (Anne-Lieke Wagenaar) via annelieke@v-r.nl of 06 405 275 03. 

terug naar het overzicht

Reageren

terug naar het overzicht