terug naar het overzicht

Christel Borgstrom

Christel Borgstrom

christel@v-r.nl
06-44376483

Kennispunt

Help, ik wil structuur in mijn overleg!
Nieuws

Help, ik wil structuur in mijn overleg!

donderdag 23 februari 2017 - Christel Borgstrom

Tijdens crisissituaties is het van belang dat je als team snel besluiten kunt nemen. De vergadermethodiek BOB (Beeld, Oordeel, Besluit) kan hierbij helpen. Bij vrijwel iedere training die wij geven besteden we aandacht aan deze methodiek. Structuur in het overleg voorkomt een Poolse Landdag en zorgt ervoor dat we snel to the point komen. Hierbij is niet alleen de voorzitter aan zet, maar het hele team.


De stap ‘Beeldvorming’ gaat over het algemeen goed. We benoemen alles wat we weten over het incident en dat wat we als team al hebben gedaan. Maar dan komt het: wanneer mag ik vragen stellen? En zijn het zeker weten feiten, of is het toch een aanname? En eigenlijk heb ik hier al gelijk een oplossing voor, dus kan ik dat niet alvast noemen, in plaats van wachten tot aan de ‘Besluitvorming’?


De meesten geven de moed alweer op, BOB is niet wat we ervan verwacht hadden, dit werkt voor ons niet….


Wanneer we de theorie rondom BOB uitleggen, is het voor iedereen al snel duidelijk. En  toch horen we heel vaak dat de BOB-methodiek in de praktijk niet werkt. Hoe komt dat dan?


Ik blijf voor BOB pleiten. Het kan je wel degelijk helpen, maar zoals bij alles: oefening baart kunst. En vooral: zie BOB als een hulpmiddel en niet een als een te strak maatpak, waarin je nauwelijks bewegingsvrijheid hebt. Daarom even terug naar de basis. BOB is een middel om structuur te brengen in je crisisvergaderingen en wat wil je daarin vooral, zo snel mogelijk, inzichtelijk maken?

  1. Wat is er aan de hand? (BEELD)

  2. Wat zijn knelpunten/dilemma’s voor ons en hoe kan het incident misschien nog verder ontwikkelen? (OORDEEL)

  3. Wat gaan we doen om de knelpunten, dilemma’s en scenario’s te lijf te gaan? (BESLUIT)



Hoe pak je dit dan zo concreet mogelijk aan in het overleg? Via onderstaande stappen heb ik geprobeerd het te verduidelijken. De samenvatting van deze stappen vind je in deze infographic. Sla deze op en zorg dat je hem altijd bij de hand hebt als je ingezet wordt.


Voor ieder overleg
Stap 1
Verzamel het beeld. Niet alleen informatie uit bijvoorbeeld LCMS maar ook vanuit de teamleden. Dit betekent dat ook de teamleden voor ieder overleg hun informatie delen met degene die verantwoordelijk is voor informatiemanagement (informatiemanager, informatiecoördinator of HIN). Dit scheelt veel tijd tijdens de overleggen.


Stap 2
Schets het beeld alvast in steekwoorden op een flap/whiteboard of zorg dat het tijdens het overleg op een scherm zichtbaar is. Het advies is om het beeld thematisch, met bullets en in kernbegrippen weer te geven. Vergeet ook niet het plaatje (plot) mee te nemen in de voorbereiding.


De informatiemanager, informatiecoördinator of de HIN stemt met de voorzitter, maar ook met de verslaglegger af hoe dit beeld het beste kort en bondig inzichtelijk kan worden gemaakt. Het is namelijk afhankelijk van ieders voorkeuren. De ene voorzitter schrijft graag mee op een flap, de andere wil dit digitaal verwerkt hebben.

Spreek daarnaast als voorzitter, verslaglegger, IM/HIN voorafgaand aan het eerste overleg ook duidelijk af wie er mee schrijft tijdens ieder overleg en op welke wijze dit gebeurt (schrijft er bijvoorbeeld iemand mee op een flap/whiteboard, of maken we alleen een verslag?).


Tijdens het overleg
Stap 3
Het overleg start. Het beeld wordt geschetst door de informatiemanager, informatiecoördinator of de HIN. Tip: ga niet heel LCMS doorscrollen. Er is geen tijd om dit uitgebreid te gaan lezen. Maak gebruik van de kaart, bijvoorbeeld het plot in LCMS viewer. De teamleden zullen in principe alleen last minute aanvullingen op het beeld hebben, zeker als alle informatie voor het overleg al is verzameld. 


Vragen stellen mag in deze fase, maar alleen om het beeld duidelijk(er) te krijgen. Een vraag als: ‘Worden de mensen uit het pand al ergens opgevangen?’ is om het beeld helder te krijgen. Maar stel je vragen als ‘Hoe gaan we de mensen uit het pand in kaart brengen en opvangen?’ is een vraag voor de oordeelsvorming.

Vanaf het tweede overleg check je in deze stap ook de uitgezette acties; wat is de laatste stand van zaken? Sluit stap 3 af met de gevraagde acties vanuit andere teams. Wat wordt er aan jullie gevraagd?


Stap 4
Het beeld is duidelijk. Je kunt in totaal maximaal 15-20 minuten overleggen, dus je kunt nooit alle thema’s, knelpunten en dilemma’s doorspreken. Zeker niet als je net gestart bent. Dat betekent dus dat je prioriteiten moet stellen. Bepaal welke thema’s voor dit overleg prioriteit hebben. De voorzitter (met hulp van informatiemanagement) kan hiervoor alvast een voorschotje doen, maar vergeet niet om even te checken bij de anderen leden van het team of zij dezelfde thema’s/prioriteiten zien. Kies maximaal drie thema’s per overleg. Wanneer je meer thema’s gaat behandelen, gaat het overleg al snel langer duren dan 20 minuten.


Thema’s zijn altijd afhankelijk van het incident, het is dus nooit een checklist die je ieder incident kunt afwerken. Wat je wel ziet is dat veel thema’s regelmatig terugkeren bij incidenten.


Enkele voorbeelden van thema’s:

Tip bij het bepalen van de thema’s: kijk naar de processen/taken van jouw eigen team. Hierdoor kan je al een eerste schifting maken in belangrijke thema’s.


Stap 5:
De thema’s zijn bepaald. Tijd voor de fase van ‘Oordeelsvorming’. Van nature willen mensen graag direct een oplossing geven voor een knelpunt of dilemma. Bij de oorspronkelijke BOB-structuur gingen we eerst knelpunten en dilemma’s spuien en moesten alle acties en besluiten nog even wachten. Wanneer je thematisch werkt, kan je dit veel natuurlijker oppakken. Je bekijkt per thema wat de knelpunten en dilemma’s zijn en gaat ook gelijk door naar de acties en besluiten, de fase ‘Besluitvorming’. Heb je thema 1 helemaal afgerond en zijn dus de knelpunten/dilemma’s en de bijbehorende acties en besluiten benoemd? Dan ga je verder naar thema 2.

Belangrijk is dat je als team samen brainstormt over de knelpunten/dilemma’s en mogelijke acties. Denk mee met elkaar en durf tegen te denken!


Stap 6:
Check aan het eind van het overleg nog even snel alle acties en besluiten en vergeet ook niet te checken of alle acties die door andere teams aan jullie worden gevraagd, zijn besproken. De verslaglegger houdt de acties en besluiten, als het goed is bij, dus je kunt snel alles inzichtelijk maken. Is alles juist genoteerd? Weet iedereen wat ze moeten oppakken?


Samenvattend BOB = brainstormen
BOB is niet meer dan een brainstormingsmodel, waarbij je afsluit met concrete acties en besluiten. Vergeet alleen niet: om goed te kunnen brainstormen, heb je wel een duidelijk uitgangspunt nodig (het beeld). De eerste fase van Beeldvorming moet je dus altijd in zijn geheel afronden en kies dan pas welke thema’s voor dit overleg prioriteit hebben.


Succes!

terug naar het overzicht

Reageren

terug naar het overzicht