terug naar het overzicht

Carin Boon - Verweij

Carin Boon - Verweij

carin@v-r.nl
06-16673904

Kennispunt

'Informatiemanagement: de schijf van 6...'
Nieuws

'Informatiemanagement: de schijf van 6...'

donderdag 25 februari 2016 - Carin Boon - Verweij

Je wordt gebeld: er is iets aan de hand, of jij als informatiecoördinator naar het gemeentehuis wilt komen. Je rijdt naar het gemeentehuis, richt je werkplek in, maar dan…

Wat zijn nou eigenlijk de dingen die een goede informatiecoördinator binnen Bevolkingszorg doet?

1. Maak afspraken met de voorzitter en de verslaglegger
Zodra je binnenkomt start je je laptop op, ga je naar LCMS en vorm je een beeld over wat er speelt. Naast deze eerste beeldvorming is het verstandig om naar de voorzitter te lopen, jezelf voor te stellen en hen te vertellen dat jij graag aan het begin van de vergadering het beeld wilt presenteren. Je geeft aan dat jij zult inbreken als er zich urgente zaken voordoen en dat jij de besluiten en acties na goedkeuring in LCMS zet. 

De verslaglegger is de tweede persoon met wie je afspraken maakt. Hij of zij luistert naar de acties en de besluiten die tijdens de vergadering genomen worden. Het verslag is een goede input voor de actie- en besluitenlijst die jij in LCMS kan zetten. Spreek met elkaar af hoe jij het verslag krijgt en waar jullie aan tafel gaan zitten. Extra tip: ga naast de verslaglegger zitten om snel te kunnen schakelen. 

2. Stem af met de leden van je eigen team
Voordat de vergadering begint, stem je af met de leden van je eigen team. Je vraagt of zij nog punten hebben voor de beeldvorming. Zo zorg jij ervoor dat je het beeld compleet hebt en er geen aanvullingen meer op jouw presentatie van het beeld zijn tijdens de vergadering. Hiermee win je veel tijd. 

3. Zet contactgegevens en de tijd van je vergaderingen in LCMS
De bereikbaarheidsgegevens zijn essentieel om snel te kunnen schakelen. Zet daarom altijd de namen, functies en contactgegevens van jouw teamleden in LCMS. Maak ook afspraken met je teamleden over wie er bereikbaar is als het overleg plaatsvindt. Er is nu altijd iemand bereikbaar en er vindt geen informatieachterstand plaats. 

Hoe laat start de vergadering en wanneer kunnen de multidisciplinaire partners antwoorden verwachten? Dit zijn belangrijke vragen van de crisispartners. Zorg daarom altijd voor een vergaderklok van jouw team in LCMS (onder het kopje samenvatting, tabblad bevolkingszorg, of boven de besluitentabel van het BT tabblad). 

4. Laat de plot zien als je het beeld presenteert
Hoe kun je het beste de enorme hoeveelheid informatie kort en bondig presenteren aan je team? Open de viewer in LCMS (plot), zet de lagen die je niet nodig hebt uit en deel het beeld terwijl je uitleg geeft bij de plattegrond. Zorg er altijd voor dat je zelf goed begrijpt wat er speelt. 

Tijdens de vergadering laat je alleen de plattegrond op het scherm staan. Het is heel verleidelijk om LCMS tekst op het scherm te laten zien, maar dit is niet handig. Het kan je team gemakkelijk afleiden, bijvoorbeeld wanneer het gele lampje ‘update’ in LCMS gaat knipperen. Zorg er voor dat de volle aandacht van het team bij de inhoud van het overleg is. 

5. Breek in als er belangrijke updates zijn
Tijdens de vergadering houd je LCMS nauwlettend in de gaten. Bij iedere update vraag je jezelf af of dit invloed heeft op de agenda van de vergadering en of het urgentie heeft? Zo ja, dan onderbreek je de vergadering en licht je het team in over de nieuwe ontwikkeling(en). 

6. Zet de acties en besluiten in LCMS (multi/mono)
Aan het einde van de vergadering vat de voorzitter de acties en de besluiten samen. Deze acties en besluiten zijn ook door de verslaglegger genoteerd. Het is jouw taak ervoor te zorgen dat deze acties en besluiten zo snel, maar volledig, mogelijk in LCMS komen te staan. De urgente acties en besluiten zet je direct tijdens de vergadering in LCMS. Bij het schrijven in LCMS maak je onderscheid tussen de mono relevante zaken en de multidisciplinaire relevante zaken. 

Multi: interessant voor alle of enkele crisispartners (vb. opvanglocatie wordt hotel de Berg). Mono: alleen interessant voor de eigen organisatie (vb. acties zoals: regelen van aflossing). Het multi-beeld plaats je onder het kopje ‘samenvatting’ in LCMS. Het mono-beeld plaats je in de kopjes per team eronder.

De tips
Tijdens verschillende oefeningen heb ik ervaren dat de rol van HIN/ICBz/coördinator LCMS soms best lastig kan zijn. Hopelijk kunnen we met deze tips jouw werk als informatiecoördinator iets makkelijker maken!

terug naar het overzicht

Reageren

terug naar het overzicht