terug naar het overzicht

Kennispunt

The Golden Triangle
Nieuws

The Golden Triangle

dinsdag 2 februari 2016 - V&R

Bij een crisis of ramp zijn meerdere samenwerkingsverbanden essentieel. Afgelopen maanden hebben wij één samenwerkingsverband veel naar voren zien komen. De samenwerking tussen voorzitter, verslaglegger en diegene die over de laatste informatie beschikt. In gevallen van een gemeente is dit de informatiemanager of -coördinator. Bij onderwijs- en schoolinstellingen is dit vaak de crisiscoördinator.

De samenwerking tussen deze drie is ontzettend belangrijk! Ze zijn voor elkaar een steun tijdens de vergaderingen, die kort en krachtig moeten zijn, maar vooral omdat tijdens deze vergaderingen ‘de goede dingen’ moeten gebeuren.

Een voorzitter steunt daarbij op zijn informatiemanager voor een goede informatievoorziening voor wat betreft de beeldvorming en ook op de verslaglegger voor een goede verslaglegging, vaak in de vorm van een besluitenlijst. Goede verslaglegging is essentieel voor onder andere verantwoording achteraf en als geheugensteuntje voor bijvoorbeeld overdracht en aflossing.

De informatiecoördinator heeft de voorzitter hard nodig zodat hij positie krijgt binnen het overleg om het beeld te delen en informatie op te halen om acties uit te kunnen zetten. Een goede verslaglegger helpt de informatiecoördinator om informatie -die doorgespeeld moet worden- op een heldere wijze wordt overgebracht.

Als laatste heeft de verslaglegger een sterke voorzitter nodig die hem positie geeft in het overleg. Dit om te mogen onderbreken wanneer het te snel gaat en te kunnen samenvatten voordat er wordt doorgegaan op een volgend onderwerp. Uiteindelijk is het verslag de bron waarmee alle leden van een overleg weer terug gaan naar de teams om de besluiten te communiceren en de acties uit te zetten.

Deze samenwerking wordt tijdens oefeningen vaak over het hoofd gezien, omdat wordt geïnvesteerd op de vergadermethodiek en het aanhalen van inhoudelijke kennis van alle leden die deelnemen aan de vergadering. Daarom trainen en oefenen we deze drie functionarissen steeds vaker tezamen en los van het gremium waarin zij acteren. Hierin ligt de nadruk op de onderlinge samenwerking. Onderwerpen die hierin aan de orde komen zijn onder andere:

  • Hoe maak je met elkaar afspraken voorafgaand aan een vergadering?
  • Wat verwachten we van elkaar?
  • Hoe werken we tijdens een vergadering met elkaar samen en wat doen we tussen de vergaderingen door?


Deze thema’s komen tijdens de training aan bod. Gelukkig krijgen we veel positieve reacties van de deelnemers. Immers, een goede gouden driehoek werkt ook door voor de andere leden van het overleg. Door het gestructureerd laten verlopen van de vergadering boek je tijdswinst waardoor er minder vergaderd wordt en meer tijd kan worden besteed aan de uitvoering.

Daar doe je het toch voor?

Door: Walter Janssen en Joyce Kolkman

terug naar het overzicht

Reageren

terug naar het overzicht